Gestion locative longue durée pour conciergeries

Choisir le bon bail : vide, meublé, mobilité, code civil

Trois contrats permettent de louer un logement dont le locataire fait sa résidence principale : le bail de logement vide, le bail de logement meublé et le bail mobilité. Ils diffèrent par la durée, le dépôt de garantie et la façon dont chaque partie peut en sortir.

Le bail vide convient au propriétaire qui cherche un locataire installé pour plusieurs années. La contrepartie : il ne récupère son logement qu’à l’échéance, et seulement pour le vendre, pour le reprendre ou pour un motif légitime et sérieux.

Le bail meublé est le plus naturel pour une conciergerie, puisque ses logements sont déjà équipés. Encore faut-il que l’équipement corresponde à la liste minimale réglementaire : literie avec couette ou couverture, volets ou rideaux dans les chambres, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur, congélateur ou compartiment de congélation, vaisselle, ustensiles de cuisine, table, sièges, étagères, luminaires et matériel d’entretien adapté au logement. Un inventaire et un état détaillé du mobilier sont signés par les deux parties et annexés au bail. Si un élément de la liste manque, le juge peut requalifier le contrat en bail de logement vide, dont la durée minimale est de trois ans. Les arguments pour trancher entre les deux sont détaillés dans notre article louer en meublé ou non meublé.

Le bail mobilité couvre les séjours de 1 à 10 mois. Le locataire justifie sa situation par un document (convention de stage, contrat d’apprentissage, convention de formation). Aucun dépôt de garantie ne peut être demandé, mais une caution reste possible, y compris la garantie Visale. La durée peut être modifiée une fois par avenant, sans dépasser 10 mois au total.

Reste le cas où l’occupant ne fait pas du logement sa résidence principale, par exemple une entreprise qui loge un collaborateur en mission. Les conciergeries qui travaillent avec des entreprises utilisent alors le bail dit « code civil », dont les usages sont détaillés dans notre article sur le bail code civil pour louer aux entreprises.

Nos procédures bail vide, bail meublé et bail mobilité listent les documents à réunir pour chaque contrat.

Sélectionner le locataire et ses garanties

Le dossier du candidat est encadré par une liste fermée de justificatifs : une pièce d’identité, un justificatif de domicile, un ou plusieurs justificatifs de situation professionnelle et de ressources. Exiger une pièce hors de cette liste expose à une amende pouvant atteindre 3 000 €, ou 15 000 € pour une personne morale. Aucune somme ne peut être demandée avant la signature du bail, pas même pour réserver le logement. Le téléservice public DossierFacile permet au candidat de transmettre un dossier déjà trié.

Une fois le candidat retenu, deux protections s’additionnent le plus souvent : le dépôt de garantie, encaissé à la signature, et la caution, qui s’engage à payer à la place du locataire défaillant.

La garantie loyers impayés (GLI), souscrite par le propriétaire auprès d’un assureur, change la donne : un bailleur particulier qui a déjà une assurance privée contre les risques locatifs ne peut demander une caution que si le locataire est étudiant ou apprenti. Il faut donc choisir entre les deux avant de publier l’annonce, pas au moment de signer. Le détail des garanties se trouve dans nos articles sur les garanties à demander à un locataire, la GLI et la garantie Visale. Pour un candidat sans garant, Unlocker s’est associé à Cautioneo.

Si vous facturez la mise en location, la part payée par le locataire est plafonnée. Les frais de visite, de constitution du dossier et de rédaction du bail sont partagés entre propriétaire et locataire, et la part du locataire ne dépasse ni la moitié du montant facturé ni un plafond au mètre carré de surface habitable. La rédaction et la diffusion de l’annonce restent à la charge du propriétaire.

Pour un studio de 25 m² en zone tendue, la part du locataire pour la visite, le dossier et le bail ne dépasse pas 252,25 €, quel que soit le montant facturé.

La vie du bail : renouvellement, congé, départ anticipé

Une fois signé, le bail avance au rythme de trois rendez-vous : la révision annuelle du loyer, l’échéance du contrat et le congé de l’une des parties. Chacun a ses délais, et un délai manqué se rattrape rarement.

Réviser le loyer

Le loyer ne peut être révisé qu’une fois par an, et seulement si le bail contient une clause de révision. Le calcul suit l’indice de référence des loyers (IRL) publié par l’Insee : nouveau loyer = loyer actuel × IRL du trimestre de référence de l’année ÷ IRL du même trimestre de l’année précédente. La révision ne joue pas rétroactivement : elle s’applique à partir de la demande, et elle est perdue si le propriétaire ne la demande pas dans l’année. Elle est interdite en bail mobilité, ainsi qu’en métropole pour un logement classé F ou G au DPE dont le bail a été signé, renouvelé ou reconduit depuis le 24 août 2022. La méthode est détaillée dans notre article peut-on augmenter le loyer chaque année. Sur Unlocker, un onglet de révision est prévu sur chaque bail.

L’échéance et le congé

Sans congé de l’une des parties, un bail vide arrivé à échéance est renouvelé sur proposition du propriétaire ou reconduit automatiquement ; nous détaillons ce mécanisme dans notre article sur la tacite reconduction du bail. Le bail mobilité, lui, ne se renouvelle pas et ne se reconduit pas : il prend fin à la date prévue.

Le congé du propriétaire part par lettre recommandée avec accusé de réception, par acte de commissaire de justice ou en main propre contre récépissé, avec la notice d’information sur les obligations du bailleur. S’il arrive en retard, il n’est pas valable. Côté locataire, le préavis réduit en zone tendue n’est accordé que s’il est mentionné dans la lettre de congé ; sinon, c’est trois mois.

Quand un locataire part avant la fin de son bail, le loyer et les charges restent dus jusqu’à la fin du préavis, sauf si un nouveau locataire le remplace avec l’accord du propriétaire. C’est l’occasion de relouer vite : voir notre article si votre locataire veut partir avant la fin du bail. Toute autre modification en cours de contrat passe par un avenant, expliqué dans comment modifier un bail.

Litiges : impayés, dégradations, non-respect du bail

La plupart des litiges se gagnent ou se perdent avant d’arriver au juge : sur la clause résolutoire du bail, sur la qualité des états des lieux et sur le respect des étapes amiables.

Les impayés

Tout bail signé depuis le 29 juillet 2023 contient obligatoirement une clause résolutoire, qui permet de demander la résiliation du bail en cas d’impayé. La procédure suit un ordre fixe.

1. 1

   Relancer et activer la garantie

   Dès le premier retard : relance du locataire, puis appel de la caution, de Visale ou de la GLI selon le contrat.

2. 2

   Faire délivrer un commandement de payer

   Par un commissaire de justice. Le locataire dispose de 6 semaines pour régler sa dette ou demander des délais.

3. 3

   Assigner devant le juge

   Le juge des contentieux de la protection statue lors d'une audience fixée au moins 6 semaines après l'assignation. Il peut accorder jusqu'à 3 ans de délais de paiement et suspendre la clause résolutoire.

4. 4

   Faire exécuter la décision

   En principe, pas d'expulsion pendant la trêve hivernale, du 1er novembre au 31 mars.

Le calendrier réel et les points de blocage sont détaillés dans notre article sur l’expulsion d’un locataire qui ne paie pas.

Les dégradations

Tout se joue sur la comparaison entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie. L’usure due à la vétusté ne peut pas être retenue sur le dépôt de garantie ; une grille de vétusté convenue à la signature du bail évite le débat. Chaque somme retenue se justifie par un devis ou une facture. Le dépôt se restitue dans le mois si les deux états des lieux concordent, dans les deux mois sinon. Chaque mois de retard commencé coûte 10 % du loyer mensuel hors charges au bailleur. Le locataire peut encore demander à modifier l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours qui suivent, et pendant le premier mois de chauffe pour le chauffage : un état des lieux photographié, avec relevés de compteurs et nombre de clés, laisse peu de place à la contestation. C’est ce que produit le module d’état des lieux Unlocker, signé électroniquement et utilisable hors connexion. Pour la suite, voir dégradations du locataire en fin de bail et les recours en cas de désaccord sur l’état des lieux.

Le non-respect du bail

Pour un litige de 5 000 € ou moins, une démarche amiable est obligatoire avant de saisir le juge : commission départementale de conciliation (CDC) ou conciliateur de justice, tous deux gratuits, ou médiateur civil, payant. La CDC traite notamment le dépôt de garantie, les états des lieux, les réparations et les charges ; elle n’est pas ouverte au bail mobilité. Les cas les plus fréquents sont passés en revue dans notre article locataire qui ne respecte pas le bail.

Passer de la courte à la longue durée

La loi Hoguet encadre la location « saisonnière ou non », en nu ou en meublé, pratiquée de manière habituelle pour le compte d’autrui. En longue durée, la mission devient de la gestion immobilière : pour gérer un bien loué avec bail pour le compte d’un propriétaire, il faut un titulaire de la carte « gestion immobilière » et un mandat de gestion écrit qui l’autorise expressément à recevoir loyers, charges et dépôts de garantie. Sans carte en propre, la délégation de carte G permet de proposer la longue durée en restant l’interlocuteur du propriétaire.

Le savoir-faire d’une conciergerie reste utile en longue durée : visites, états des lieux, coordination des artisans, relation avec le propriétaire. Ce qui change, c’est le rythme du bien et la nature des flux.

La transition ne se fait pas forcément sur tout le parc. Le bail mobilité, de 1 à 10 mois et sans dépôt de garantie, permet d’occuper un logement hors saison avant de revenir à la courte durée : c’est le principe de la stratégie locative hybride. Les chiffres d’un passage en longue durée, commission comprise, sont posés dans notre article combien coûte et combien rapporte la longue durée.

1. 1

   Choisir les biens à basculer

   Commencez par un ou deux logements dont l'occupation baisse hors saison.

2. 2

   Choisir le bail

   Meublé si le logement respecte la liste réglementaire, mobilité pour un séjour de 10 mois au plus.

3. 3

   Faire signer le mandat de gestion

   Par le propriétaire et le titulaire de la carte G, avant toute signature de bail.

4. 4

   Préparer l'entrée du locataire

   Chez Unlocker, les clés ne sont remises qu'une fois l'état des lieux d'entrée et l'attestation d'assurance habitation collectés.

Les changements concrets pour votre organisation sont listés dans passer de la courte à la longue durée : ce qui change, et les raisons de le faire dans pourquoi basculer en longue durée.